Efisiensi dan efektivitas adalah strategi kerja yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan. Human Resource Information System (HRIS) adalah salah satu sistem yang diterapkan di perusahaan untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas.
Baca Juga:
HRIS adalah jenis sistem yang dirancang untuk mengelola fungsi SDM di perusahaan. HRIS merupakan platform terpadu sebagai home of database semua karyawan, yang insrumennya dapat berisi rekor kerja, penggajian, manajemen absensi, dan pelatihan serta pengembangan karyawan dapat dikelola melalui sistem. Selain database karyawan, HRIS juga dapat berisi terkait monitor waktu dan kehadiran, manajemen pengendalian kinerja, manajemen rekrutmen dan seleksi,manajemen talenta, dan manajemen kinerja.
Dengan mengotomatisasi tugas-tugas ini, perusahaan dapat mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan pengelolaan SDM, serta mengurangi risiko kesalahan manusia yang dapat menyebabkan biaya tambahan.
HRIS dapat mengurangi biaya operasional perusahaan, HRIS juga sesuai dengan era saat ini yaitu paperless, dimana penggunanan kertas harus diminimalisir.
Dengan HRIS, banyak proses yang sebelumnya memerlukan penggunaan kertas, seperti pengisian formulir, pengelolaan dokumen karyawan, dan penanganan perizinan, dapat dilakukan secara elektronik. Ini tidak hanya mengurangi biaya kertas dan pencetakan, tetapi juga mengurangi biaya penyimpanan fisik dan pemrosesan manual. Jadi tidak perlu lagi bagian SDM untuk membuat arsip fisik yang kadang penyimpanannya tidak efektif dan rawan sabotase.
HRIS juga sangat penting dalam perencanaan strategis perusahaan dan untuk pengambilan keputusan penting karena mampu menyediakan data dan analisis yang diperlukan dengan cepat yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM). Sa ini segala kegiatan dan pengambilan keputusan harus berbasis data.
Melalui HRIS perusahan dapat mengetahui tentang jumlah, kualifikasi, dan distribusi karyawan saat ini, serta tren historis yang dapat digunakan untuk meramalkan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
Ini membantu perusahaan dan divisi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) dalam perencanaan rekruitmen, pengembangan bakat, dan penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan strategis.
Selain itu HRIS dapat pula memungkinkan perusahaan untuk melacak kinerja karyawan, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, serta merencanakan pengembangan karir dan pelatihan yang sesuai. Ini membantu perusahaan dalam mengembangkan bakat internal dan memastikan ketersediaan karyawan yang berkualitas untuk posisi-posisi kunci.
HRIS dapat digunakan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dengan memberikan akses mandiri ke informasi tentang kinerja, manfaat, dan pengembangan karir. Ini dapat mempengaruhi produktivitas, retensi, dan kepuasan karyawan, yang semuanya berdampak pada keberhasilan strategis perusahaan.
Hasil riset yang berjudul The Use Of Technology In HRM From Gojek Driver Partners (2021) oleh Dian dan Hady menyatakan bahwa Gojek telah menerapkan HRIS mulai dari rekrutmen karyawan, pelatihan, pengembangan diri, penilaian kinerja dan kompensasi. Dimana pelaksanaanya dibantu oleh konsumen yaitu ketika Mitra driver telah melaksanakan orderan akan menerima rating dan ulasan langsung oleh konsumen, oleh karena itu mitra driver harus belajar untuk memberi servis yang baik agar driver bisa mendapatkan rating dan review yang baik dari pelanggan.
Kompensasi dari mitra driver dinilai juga transparan. Dana dan bonus yang masuk dapat langsung di cek di aplikasi sehingga mereka bisa melihat dan memperkirakan sendiri jumlah pendapatan yang mereka dapatkan.
Dengan Gojek Menerapkan HRIS membuat proses pengabilan keputusan berkaitan mengenai kompensasi, pelayanan kepada konsumen, hubungan dengan driver mitra menjadi lebih efektif dan memberikan kepuasan kepada stakeholder sehingga Gojek memiliki daya saing di tengah persaingan yang sengit.
Pemerintahan juga telah menerapkan HRIS, seperti Kementerian Keuangan, HRIS sudah dikembangkan sejak tahun 2019 melaui laman https://hris.e-prime.kemenkeu.go.id/ dengan log in melalui akun SSO (Single Sign On). Dimana setiap bulannya dilakukan pengiriman form akurasi data untuk memastikan kebenaran data yang sudah diisi oleh masing-masing pegawai dalam aplikasi HRIS.
Adapun manfaat yang dirasakan adalah dapat menggantikan fungsi dosir, karena fitur pada aplikasi HRIS sudah dirancang dengan lengkap seperti data pokok, riwayat pangkat, riwayat jabatan, riwayat pendidikan, riwayat keluarga, riwayat gaji, riwayat diklat, riwayat grading, riwayat TIM, riwayat hukuman, riwayat penghargaan, riwayat seminar, riwayat karya tulis, riwayat status, riwayat kesehatan, riwayat keahlian khusus, riwayat medsos dan riwayat vaksin.
Sistem HRIS ini membuat pegawai harus proaktif untuk selalu mengupdate informasi dirinya sesuai fitur pada aplikasi HRIS. Manfaat lain adalah keamanan data serta dapat diakses dimana saja dan kapan saja secara mandiri.
HRIS di PT. Kereta Api Indonesia juga sudah dilakukan dan berpengaruh positif dan siginifikan terhadap kinerja karyawannya yang berada dalam kategori sangat tinggi.
Hasil riset yang berjudul Peran Human Resource Information System (HRIS) Terhadap Kinerja Karyawan Pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop Vi Yogyakarta oleh Bima Argo Wibowo, Dian Indiyati, 2023 membuktikan bahwa HRIS yang efektif akan dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan.
Namun dalam penerapannya HRIS memiliki beberapa tantangan mulai dari integrasi dengan teknologi baru, keamanan data dan kepatuhan regulasi, keterampilan karyawan, dan sering terjadi kebocoran data perusahaan maupun pemerintah.
Oleh karena itu perlu sistem perlindungan data yang terus di update dan dilakukan maintenance secara rutin agar terhindar dari serangan siber yang mengancam keamanan data perusahaan.
Keterampilan karyawan juga harus terus diperbaharui dengan memberikan pelatihan terkait update aplikasi ataupun software yang digunakan agar karyawan tidak dirugikan.
Penerapan HRIS harus didorong untuk digunakan oleh seluruh pihak, baik pimpinan, pihak manajemen perusahaan dan pemerintah. Karena setiap kegiatan manajemen sumber daya manusia harus dikelola dengan baik , transparan dan berkeadilan.
Komitmen menerapkan Implementasi HRIS secara konsisten dapat meningkatkan efisiensi operasional keseluruhan, produktivitas karyawan, transparansi dan kepatuhan ketenagakerjaan.
**Penulis adalah mahasiswa dan dosen S2 Ilmu Manajemen FEB USU
Ayo baca konten menarik lainnya dan follow kami di Google News
